El Método Kanban: Optimizando el Flujo de Trabajo

Uno de los métodos más utilizados para visualizar la gestión del tiempo es el Método Kanban, que permite, de un solo vistazo, trabajar la gestión de las diferentes tareas.

En nuestra constante búsqueda de una mayor eficiencia y productividad, a veces nos topamos con técnicas de gestión del tiempo que han demostrado su valor no solo en el mundo personal, sino también en entornos empresariales y de producción.

Una de estas técnicas es el Método Kanban.

Orígenes del Método Kanban

El Método Kanban fue desarrollado en la década de 1940 por Taiichi Ohno, un ingeniero industrial en Toyota.

Ohno buscaba una manera de mejorar la eficiencia en el proceso de producción de la compañía y reducir el desperdicio.

Inspirándose en el sistema de estanterías de los supermercados, Ohno inventó el sistema Kanban, que es japonés para «tarjeta de señalización» o «tablero visual».

¿Qué es el Método Kanban?

El Método Kanban es una técnica de gestión del tiempo y del trabajo que se basa en visualizar el flujo de trabajo, limitar la cantidad de trabajo en curso y mejorar la eficiencia mediante el foco en los cuellos de botella y las áreas de mejora.

En su forma más simple, un tablero Kanban se divide en tres columnas: «Por hacer», «En progreso» y «Terminado».

Las tareas se mueven de izquierda a derecha a medida que se trabajan y se completan.

Este sistema simple pero eficaz permite a los equipos y a los individuos visualizar su trabajo, limitar su enfoque a una cantidad manejable de tareas a la vez y identificar rápidamente los problemas en su flujo de trabajo.

Aplicando el Método Kanban

Para implementar el Método Kanban, comienza por hacer una lista de todas las tareas que necesitas completar.

A continuación, organiza estas tareas en tu tablero Kanban bajo la columna «Por hacer».

Cuando estés listo para trabajar en una tarea, muévela a la columna «En progreso». Una vez que la tarea se completa, se mueve a la columna «Terminado».

La clave del Método Kanban es limitar la cantidad de trabajo en la columna «En progreso».

Esto te ayuda a mantener el enfoque y evitar el sobretrabajo.

Si encuentras que hay demasiadas tareas en la columna «En progreso», es posible que necesites reevaluar tus prioridades o buscar maneras de mejorar tu eficiencia.

Aplicaciones y herramientas para aplicar el método Kanban

En la era digital actual, existen muchas aplicaciones y herramientas que pueden facilitar la implementación del método Kanban, tanto en entornos personales como profesionales.

Aquí te dejo una lista de algunas de las más populares:

• Trello: Es probablemente la herramienta de Kanban más conocida y utilizada en la actualidad. Trello permite crear tableros individuales para cada proyecto, con listas y tarjetas personalizables que puedes mover y organizar a medida que avanzas en tus tareas. Además, Trello también ofrece características de colaboración, permitiendo a los equipos de trabajo gestionar proyectos conjuntamente.
• Asana: Mientras que Asana ofrece una amplia gama de características de gestión de proyectos, también cuenta con funcionalidades Kanban. Puedes crear proyectos con una vista de tablero y mover las tareas entre las columnas a medida que avanzan en su progreso.
• Jira: Especialmente popular en el mundo del desarrollo de software, Jira ofrece una solución de Kanban muy robusta. Proporciona herramientas detalladas para la gestión de proyectos, seguimiento de problemas y planificación de lanzamientos.
• KanbanFlow: Como su nombre indica, KanbanFlow está centrado en el método Kanban. Ofrece funcionalidades de límite de trabajo en curso (WIP) y proporciona análisis útiles, como los diagramas de flujo acumulativo, que pueden ayudar a optimizar tu proceso de trabajo.
• Microsoft Planner: Para aquellos que ya están inmersos en el ecosistema de Microsoft Office, Microsoft Planner puede ser una opción atractiva. Ofrece una interfaz sencilla de arrastrar y soltar para la gestión de tareas en el estilo de Kanban.

Estas herramientas no solo te ayudarán a implementar el método Kanban, sino que también ofrecen funciones adicionales, como recordatorios de tareas, integraciones con otras herramientas y aplicaciones, y la capacidad de colaborar con otros.

Escoge la que mejor se adapte a tus necesidades y preferencias personales o profesionales.

Ventajas e Inconvenientes del Método Kanban

El Método Kanban ofrece varias ventajas, entre ellas la visualización clara del trabajo y el progreso, el aumento de la eficiencia al limitar el trabajo en curso, y la mejora de la capacidad para identificar y abordar los problemas en el flujo de trabajo.

Sin embargo, el Método Kanban también tiene sus inconvenientes.

Puede no ser adecuado para todos los tipos de trabajo, especialmente aquellos que no se prestan a ser divididos en tareas discretas.

Además, el enfoque en limitar el trabajo en curso puede conducir a la percepción de una menor productividad si no se maneja correctamente.

Método Kanban y la Gestión del Tiempo

La belleza del Método Kanban radica en su adaptabilidad. Puede ser utilizado por sí solo como una técnica de gestión del tiempo, o puede ser combinado con otras técnicas como la Técnica Pomodoro, donde se trabaja en tareas individuales durante los intervalos de tiempo de Pomodoro.

También puede ser utilizado junto con la Regla de los Dos Minutos, completando las tareas que toman menos de dos minutos tan pronto como se identifican.

Anécdotas y Curiosidades del Método Kanban

El Método Kanban ha sido adoptado por muchas empresas de software y desarrollo de productos, ya que facilita la gestión de proyectos complejos y equipos de trabajo.

Pero también ha encontrado un lugar en el hogar.

Algunas personas usan tableros Kanban para organizar tareas domésticas o gestionar proyectos personales, como la planificación de un viaje o la escritura de un libro.

Un ejemplo notable es el de la autora de éxito Marie Kondo, conocida por su método de organización «KonMari».

En su programa de televisión, Kondo utilizó un tablero Kanban para ayudar a las familias a visualizar y gestionar sus tareas de limpieza y organización.

Principales Emprendedores que Usan el método Kanban

Entre los emprendedores y líderes empresariales que han reconocido el uso de Kanban se encuentra Elon Musk, CEO de SpaceX y Tesla.

Musk es conocido por su enfoque intenso y pragmático de la gestión del tiempo y ha mencionado en varias ocasiones el uso de métodos como Kanban para gestionar los numerosos proyectos y empresas en los que está involucrado.

Conclusión El Método Kanban: Optimizando el Flujo de Trabajo

El Método Kanban es una herramienta potente y flexible que puede ayudarnos a gestionar mejor nuestro tiempo y trabajo.

Al visualizar nuestras tareas, limitar el trabajo en curso y concentrarnos en mejorar continuamente nuestro flujo de trabajo, podemos aumentar nuestra eficiencia, reducir el estrés y lograr más.

En el siguiente artículo, exploraremos el Procesamiento por Lotes, otra técnica de gestión del tiempo que puede complementar y mejorar aún más nuestra productividad.

Video Método KANBAN, Gestión del tiempo- ENTRENA TU ÉXITO – Emprendimiento de Guerrilla

Capítulo del Video Podcast  Emprendimiento de Guerrilla con Borja Pascual en la sección «Entrena tu mente», Método Kanban para la gestión del tiempo

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